راهنمای عملی برای مدیران منابع انسانی (بخش هشتم )

استخدام ( بخش دوم)

در یادداشت پیشین به استخدام و مفاهیم پیرامون آن پرداختیم. اجمالاً آنچه که نقل و تفسیر شد گرد این جملات می گردد: متقاضیان شغل اساساً به دنبال فرایندی قابل اعتماد، دارای اطلاعات فراوان از سازمان، کیفیت و ماهیت مسئولیت های فرد نسبت به سازمان و بالعکس، حوزه مسئولیت های جایگاه مورد تقاضا، حدود اختیارات و … و زمان دقیق پاسخ گویی به درخواست استخدامشان (خواه مثبت باشد و خواه منفی) هستند؛ به همین سادگی. مخلص کلام اینکه این بزرگواران خواستار رابطه ای کارامد، مفید و محترمانه حین پروسه استخدام هستند و نه فقط پاسخ های اتوماتیک وار و ماشینی؛ اگرچه حکماً خواسته ای بسیار نیست.

البته نباید از نقش پررنگ موسسات کاریابی غفلت کرد. اصلا نمی توان در باب استخدام بر منبر خطابه رفت و سخنی از این موسسات معروض نداشت. با اینحال، مسئله ای اساسی در مورد مدل کسب و کار این موسسات وجود دارد که گمان می کنم روند استخدام در سازمان را دچار چالش خواهد کرد. مدل کسب و کار این موسسات بر پایه رقابتی خونین با هم صنفان خود و البته شما برای یافتن فردی جهت جایگاه مورد تقاضای سازمانِ شما در زمانی کمتر و سرعتی بیشتر بنا شده و استوار است. فی الواقع دوستانمان در این موسسات فروشنده متقاضیان کار به شما هستند و مانند هر فروشنده ای میزان فروش برایشان مهم است و نه خیلی کیفیت و کارامدی آن فرد؛ لذا پر واضح است که چنین رویکردی نه تنها کارایی فرایند استخدام شما را کاهش می دهد بلکه برای متقاضی کار هم خیلی بهره ور نخواهد بود و مستحیل التجنب ملاقاتتان با متقاضی ای است که نه در چارچوب دلخواهتان است و نه مطلوب استانداردهای مورد خواستتان.

علی ایها الحال این روزها با توسعه دنیای دیجیتال و پلت فرم هایی که بدون واسطه رابطه بین سازمان ها و متقاضیان کار را میسر می سازند (ایران تلنت به طور نمونه)، معتقدم برون سپاری شناسایی افراد جهت اشتغال در سازمانتان و دخیل نمودن شخص ثالثی چون موسسات کاریابی حداقل حین روند جذب در سطوح مدیریتی و کارشناسی تاثیر شگفت انگیزی در بهره وری و کارایی فرایند استخدام سازمانتان نخواهد داشت.

بخش پایانی این دو یادداشت متمرکز بر فعالیت هاییست که شما به عنوان مدیر واحد منابع انسانی و یا کارشناس این حوزه می توانید انجام دهید تا فرایند استخدام سازمان بهبود یابد.

• خودتان به عنوان متقاضی اپلای کنید و کل فرایند را به عنوان متقاضی به اتمام رسانید. دقیقاً همان فرایند و فعالیت هایی که متقاضیان را جهت جذب در سازمان راهبری می کنید. اگر نیت بر بهبود باشد، حتماً بازخوردتان از این فرایند طراحی شده توسط خودتان به بهود روند جذب منجر خواهد شد.
• با متقاضیان محترمانه و با انعطاف برخورد کنید.
• موسسات کاریابی طرف قرارداد با سازمان را به دقت انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید همانطور که قبلاً در یادداشت پیشین گفته شد، فرایند استخدام تصویری شفاف از سازمان و برند آن به متقاضی شغل انتقال می دهد و در این مورد، برند و تصویر سازمانتان در دستان موسسات کاریابی به عنوان نمایندگان شما قرار دارد؛ مراقب باشید.
• واحد روابط عمومی به تصویر سازی شما از انچه که می خواهید متقاضیان از سازمان درک کنند و مفاهیمی که انتظار دارید به آن ها انتقال دهید کمک شایانی خواهد کرد. از شبکه های اجتماعی جهت این مقصود استفاده کنید.
• همانطور که می دانید و احتمالا شنیده یا مشاهده کرده اید، اخیرا فرایندهای ثبت نام آنلاین متقاضیان کار در سازمان ها فراگیر شده است. این گونه پلت فرم ها در صورت طراحی مناسب نرم افزاری و محتوایی به جد به بهبود فرایند جذب کمک خواهد کرد (پیشنهاد می کنم از واحد فن آوری اطلاعات درخواست کنید که افزونه ATS را به فرایند ثبت نام آنلاین اضافه کنند. این ابزار به شما این امکان را می دهد که فرایند ثبت نام متقاضی را به دقت پایش کنید. در یادداشت های آینده، در بخش سیستم های اطلاعات مدیرت منابع انسانی به طور مبسوط و مفصل به آن پرداخته ام). از محصولات استفاده اینگونه زیرساخت های نرم افزاری در جذب، پایش زمانی است که هر متقاضی در هر بخش مورد درخواست حین فرایند استخدام صرف می کند. در عین فضیلت های بسیار، یکی از نقاط ضعف سیستم های ثبت نام آنلاین پیچیدگی ای است که بسیاری از متقاضیان را پیش از به پایان رساندن تمامی مراحل از به پایان رساندن آن منصرف می کند. اگر با تعداد زیادی از چنین تقاضاهای ابتری مواجه شدید حتما یک جایی از کار می لنگد. بنابراین با استفاده از افزونه ای که قبلاً نقل آن رفت به سادگی می توانید این نقاط کور را شناسایی ، فرایند را طراحی مجدد کرده و بهبود بخشید.
• سیستم بازخورد از متقاضیان کار در سازمانتان را هرچه زودتر طراحی و پیاده سازی کنید. آنچه که دریافت می کنید به طور شگفت انگیزی مفید و بسیار ارزشمند است.
• پروسه پاسخ گویی و تصمیم گیری در مورد متقاضیان را تا حد ممکن کوتاه سازید.
• “تمرکز و سادگی؛” تا جاییکه امکان دارد فرایند استخدام را ساده و بر موضوعاتی که بر تصمیم گیری هایتان در مورد فرد و جایگاه شغلی موثر است متمرکز کنید.
• سیاست های سازمان را بر استخدام جذب فرد متخصص و نه فقط معتمد تغییر دهید. شخصا بارها در مورد مزیت افراد معتمد نسبت به متخصص شنیده ام، آن هم از زبان افرادی که احتمالا در صنعت به عنوان کار آفرینان برتر شناخته می شوند. خبر بد اینست که ده ها سال است که نه تنها اینگونه سیاست های بَدوی و بیهوده منسوخ شده بلکه اساساً حفظ مزیت های رقابتی در بازار موکول به تخصصی کردن فعالیت ها است. با اینحال، همچنان شرکت های معظمی در کشورمان وجود دارند که خیلی معتقد به این اصل نبوده و البته بی آنکه بدانند (زیرا تخصصی درباب دانستن اوضاع شان در بازار ندارند) درحال دست و پا زدن جهت حفظ حیات خود در بازار حتی برای دقایقی بیشتر هستند. به نفعمان و سهامداران و ذی نفعان سازمانمان است که باور کنیم بازار بی رحم تر از قلم نگارنده است.
• و بالاخره بدون درنظر گرفتن فشار از طرف شخصی و بدون رانت و پارتی استخدام کنید. مسئولیت اشخاصی که استخدام می شوند و عملکرد آن ها در نهایت بر عهده شماست.

شروین ذاکری

کارشناس ارشد مدیریت توسعه کسب و کار