راهنمای عملی برای مدیران منابع انسانی (بخش اول)

بخش نخست

عیانِ نهان

با توجه به تجربه، مطالعه، مشاوره و فعالیت در سازمان هایی با الگوهای رفتاری متفاوت و مدل های متنوع کسب و کار، تصمیم گرفتم تا سلسله یادداشت هایی را به تحریر در آورده تا الگویی عملی جهت مدیریت بهتر و کاراتر واحد منابع انسانی به عنوان واحدی استراتژیک و مهم ارائه دهم. محتوا و مفاهیم یادداشت های پیش روی در وهله نخست مناسب جهت استفاده مدیران واحد آموزش و منابع انسانی، و مدیران واحد اداری، سپس مدیران کسب و کار خواهد بود؛

بگذارید این واقعیت را بپذیریم که “منابع انسانی” هرگز شهرت مناسبی نه به عنوان عملکرد و فعالیتی سازمانی و نه به عنوان واحدی مستقل نداشته و از اتفاق چه بسیار لطیفه و طنز در وصف آن توسط کارکنان سازمان به عنوان دپارتمانی که فقط و تنها فقط استخدام، تعدیل و اخراج می کند، یا ضابطه ای نو وضع و اعلام می نماید، و یا هر از گاهی پس از جلسه با مدیر محترم عامل فرمی بلا استفاده و بی اثر توزیع می کند، به کرات بر سر زبان هاست. خیلی نیازی نیست سابقه ای طولانی در این واحد داشته باشید تا سکوت ناگهانی همکارانتان در اتاقی که از کنارش می گذرید را مشاهده نمایید. به عنوان مدیر واحد منابع انسانی یا واحد اداری، حتمی شما هم مانند خیل عظیمی از همکارانتان با من هم عقیده هستید و احتمالاً چنین تجربه ای داشته اید که گاهی کارکنان از شما به عنوان پلیس حافظ سیاست های سازمان تعبیر و تاویل کرده، نوبتی به عنوان واحدی که مقررات و اوقات چایخوریمان را تنظیم می کند، و نوبتی دیگر اتاقتان را به قلمرو، ساحت و محضری که اگر هر آینه اتفاقی اشتباه رخ داد می بایست فی الفور در آن مکان حضور یافت، تشبیه می کنند. این گونه برداشت ها زمانی غلیظ تر و عیان تر می شود که مسئولیت کمیته انظباطی یا جلسات آن ذیل آن واحد مشهور قرار گیرد. برخلاف عده ای محدود، اغلب مدیر واحد اداری یا منابع انسانی به عنوان فردی مغرور، بد عنق، عصا قورت داده، مقید به مقررات و گاهی بی رحم تصویر شده است. من حتی بارها اتهام چغلی کردن را نیز شنیده ام.

چنین وصف و اوصافی ناعادلانه و در بسیاری از موارد غیرواقعی است. اما خب، این ناقض هستی، وجود و شیوع این گونه تعابیر و تفاسیر نیست. همه ما کم و بیش در سازمان هایی فعالیت کرده ایم که مبتلا به چنین عارضه هایی بوده اند. گاهی مدیران اداری و منابع انسانی در جدال و گرفتار همین شهرت های نامطلوب هستند و به احتمال بسیار، هم اکنون شما هم به عنوان مدیر واحد اداری یا منابع انسانی در سازمان متبوع تان لابد و ناگزیر در قالب یک از توصیفات منقول قرار گرفته اید.

ممکن است افرادی که از شما انتقاد می کنند پیش از این تجربه نامناسبی از مواجهه با فرایندهای اداری و منابع انسانی، یا حتی برخورد با کارشناس یا مدیر واحد اداری، آموزش یا منابع انسانی داشته اند؛ ممکن است واحد منابع انسانی یا اداری با تنظیم و ابلاغ آیین نامه ها و مقرراتی، خواست و در خواست انعطاف کاری آن ها را رد کرده باشد؛ شاید در نامبارک ترین حالت ممکن،  اینگونه برداشت کرده اند که واحد منابع انسانی با ثبت سوابق کاری آن ها حین فعالیت و یا ارزیابی عملکردیشان طی فعالیت و استقرارشان در واحد های متبوع در حال سرهم بندی کردن شرایط جهت تعدیل و اخراج آن ها، یا کاهش دستمزد دریافتی پایان ماهشان است؛ ممکن است مدیر واحدی جهت بهانه و عذر عملی اشتباه به کارکنان خود چنین گوید: ” واحد منابع انسانی اینگونه مقرر کرده است.” و متاسفانه آنطور که طی دو سال اخیر خود و همکارانم شاهد آن بوده ایم، با توسعه فرایند ها و فرهنگ منابع انسانی در کشورمان، مورد آخر در حال شیوع و گسترش است. همانطور که همه ما نیک می دانیم، علی رغم اینکه کلیشه ملال آور و تکراری ” منابع انسانی بزرگترین سرمایه های ما هستند.” اغلب توسط سازمان ها و رئوس آن ها با افتخار، غرور و تبختر مکرر تقریر می گردد، اما در بسیاری از سازمان ها تنوع و تعدد احتمالات فوق بیش از اینها است. البته قدر مسلم اینست که کارکنان کارآمد و بهره ور، سرمایه هایی مناسب و منابعی ارزشمند برای همه سازمان ها هستند، و با تکیه بر همین حقیقت است که فرصت های بسیاری برای واحد منابع انسانی، مدیران و کارشناسان آن جهت تاثیر بر عملکرد سازمان ها خلق شده است، البته به شرط آنکه بتوانند همه کارکنان، ساختارهای زیر مجموعه و مرتبط با واحد منابع انسانی، بعلاوه کارکنان سازمان را به طور یکپارچه مدیریت کنند.

نهایتاً من معتقدم که تعیین نگاه کلی سازمان به منابع انسانی، وابسته به مدیران آن واحد است. شما به عنوان مدیر واحد منابع انسانی یا مدیر واحد اداری ای که فرایند های منابع انسانی ذیل آن صورت می پذیرد، می توانید انتخاب کنید که تصویر نامناسب احتمالی تثبیت شده از واحد منابع انسانی در سازمان را، با علم به زمان بر بردن پروسه تغییر، دگرگون کرده و تغییر دهید. اما اگر دور گردون بر مراد می گردد و اوضاع بر وفق مراد است و تصویر مناسبی از واحد منابع انسانی در سازمان شکل گرفته، خب بسیار عالی، شما می توانید حتی آن را پر رنگ تر و بهتر کنید. در نهایت امر، مقصود اینست که طیف های متفاوتی از برداشت ها، تعابیر و تصاویری از واحد منابع انسانی و فرایندهای آن در سازمان ها وجود دارد.

نخستین گام بهبود، شناخت جایگاه فعلیتان است؛ شناخت نقطه ای که بر روی آن ایستاده اید. سپس تصمیم بگیرید قرار است در آینده در کدامین جایگاه قرارگیرید و کدامین تخت را برای جلوس انتخاب کنید. همه چیز پس از این تصمیم آغاز، جاری و ساری می گردد؛

با مدیران واحدهای سازمان به گفت و گو بنشینید؛ دریابید آن ها چه خواسته های از واحد منابع انسانی دارند و این واحد چطور می تواند به آن ها در جهت بهره وری بیشتر زیرمجموعه و فعالیت هایشان یاری نماید.  از خودتان بپرسید، از آن ها بپرسید که چطور می توانید در جهت نیل به اهداف و خواست هایشان به آن ها یاری رسانید.

این پرسش ها را از خودتان بپرسید و در جست و جوی پاسخ های آن ها باشید: هم اکنون کارکنان در مورد واحد منابع انسانی و یا واحد اداری و فرایندهای مربوطه آن چه می گویند؟ و اگر پاسخ این سوال را نمی دانید، چگونه قرار است پاسخ آن را دریابید؟ احتمالاً پاسخ به پرسش نخست، پایش های اطلاعاتی پیچیده و جمع آوری اطلاعات از فوکوس گروپ ها را می طلبد. اما یک وقت هایی بهترین راه این است که از دفتر کار و اتاقتان خارج شوید، با کارکنان چهره به چهره گفت و گو کرده و پاسخ این پرسش را مستقیما از خودشان مطالبه فرمائید. البته می بایست خود را برای شِنُفتن آماده کنید، حال هرچه باشد.

و درنهایت این پرسش را درنظر بگیرید: ” ترجیح می دهید که زمانیکه در اتاقتان نیستید و یا غائب هستید، کارکنان در موردتان چه بگویند؟”؛

شروین ذاکری

کارشناس ارشد مدیریت توسعه کسب و کار